İş Süreci Takip Yazılımları | Kullanım Alanları

İş süreçlerinin yönetilmesi birçok işletme için büyük zorluklar barındıran bir eylemdir. Birçok işletme sahibi ve yönetici iş süreçlerini yönetmenin çok maliyetli olduğunu söylüyor. İşte bu süreçte iş süreci takip yazılımları devreye giriyor. Bu yazılımlar işinizin büyüklüğü ne olursa olsun işletmenizi yönetebilmeniz için sizlere büyük kolaylıklar sağlıyor.

İş süreci takip yazılımları ile işletmenizin tüm iş süreçlerini organizasyonel olarak yönetebilirsiniz. Bu sistem sayesinde işletmenizin çalışma sistemi daha verimli ve daha etkili hale gelir. Bu yazılımlar ile organizasyonunuzun her detayını görebilir, düzenleyebilir ve gerekli analizleri yaparak işleyişe yönelik düzenlemeler yapabilirsiniz.

Bir işletmede her departmanın farklı bir görevi ve kendi içinde dinamikleri vardır. Ancak yönetici ve işletme sahipleri için tüm departmanlara hakim olmak zor olabilir. İş süreci takip yazılımları ile tüm süreçleri tek bir platformda görebilir, yönetebilir ve analiz edebilirsiniz.

Sistem üzerinden iş süreçlerinin nasıl işlediğini inceleyebilir, sistemdeki aksaklıkları hemen belirleyebilir, mevcut aksaklıklara yönelik hemen gerekli önlemleri alabilir ve tüm iş akışını kolayca izleyebilirsiniz.

Yazılım üzerinden elde ettiğiniz veriler sayesinde iş süreçlerinizi tasarlayabilir, gerekli modellemeleri yapabilir, iş süreçlerinizi yürütebilir, gerçekleştirilen işleri izleyebilir ve anlık olarak gerekli optimizasyonları yapabilirsiniz. Sistem üzerinden verilerin, sistemlerin, personellerin ve nesnelerin davranışlarını kolayca koordine edebilirsiniz.

İş süreci takip yazılımları sayesinde iş sürecinizi otomatikleştirebilir ve işletmenizin operasyonel maliyetlerini en aza indirebilirsiniz.

İş Süreci Takip Yazılımları Neden Gereklidir?

Bir işletmede iş süreçleri organize olmadığı ve sistematik hale gelmediği durumda ortada bir kargaşa olur. Bu süreçte her insan bireysel olarak sürece dahil olur ve iş süreçlerine sadece kendi çerçevesinden bakar. Bu durumda kendi üzerine düşeni yaparak bir kenara çekilir.

İyi yönetilemeyen ve optimize edilmeyen bir işleyiş işletmenize büyük zararlar verebilir.

İş süreci takip yazılımları olmadığında şu sorunları yaşayabilirsiniz;

• İşletmenizdeki çalışma sistemini izlemek, planlamak, hataları görmek ve takip etmek için çok fazla zaman harcamanız gerekir. Bu durumda iş sürecinin tamamına hakim olmanız imkansız hale gelir.
• Bir işletmede işleyiş organize değilse ve yönetim ağı zayıfsa en alt düzeyden en üste kadar hata sayısı artar. İş süreçlerinde yapılan hatalar işletmenize büyük zararlar verebilir.
• İşletme sahipleri tarafından tespit edilen aksaklıklarda genellikle personeller suçu birbirine atar. Bu durumun işin içinden çıkılmayacak bir hal almasına yol açar. Bu durumda nitelikli çözüm bulmakta zorlanabilirsiniz.
• İşletmenizde iş süreçleriyle ilgili veri eksikliği ortaya çıkar. Farklı departmanlarla ilgili tüm verileri kayıtlı tutmanız iş süreci takip yazılımları olmadan çok zordur.
• Bir işletmede iş süreci yönetimi etkin şekilde yapılmıyorsa ve bir yönetim boşluğu varsa çalışanların da motivasyonu, verimi ve morali düşük olur.

İş süreci takip yazılımları ile iş süreçlerinizi iyileştirebilir ve operasyonlarınızda tüm detayların en iyi şekilde çalışmasını sağlayabilirsiniz. Kumsal Ajans ekibi işletmenizin ve işleyişinizin ihtiyaçlarına özel iş takip yazılımları geliştirebilir.

İş Süreci Takip Yazılımı Çeşitleri Nelerdir?

İŞ süreci takip yazılımları hizmet ettikleri amaca yönelik sınıflanabilir. İşletmenizin ihtiyaçlarına göre istediğiniz yazılımı satın alabilir ve iş süreçlerinizi kolayca yönetebilirsiniz.

İş süreci takip yazılımı çeşitleri şöyledir;

1. Sistem Merkezli İş Süreci Takip Yazılımları

Bu yazılımlar bir insan müdahalesi olmadan işletmenizin mevcut iş sistemlerine bağlı tüm süreçleri yönetebilir. Sistem merkezli iş süreci takip yazılımları iş verimlerinizi hızlı ve verimli bir şekilde oluşturabileceğiniz kapsamlı entegrasyon ve API erişimi sunar. Çevrimiçi bankacılık sistemleri bu yazılımların en doğru örneğidir.

2. İnsan Merkezli İş Süreci Takip Yazılımları

İnsan merkezli iş süreci takip yazılımları insanları dikkate alarak oluşturulan otomasyon işlevleriyle desteklenen yazılımlardır. Yani insanlar tarafından yürütür ve bu süreç otomasyon sistemleri tarafından sadece desteklenir. Yazılımlar genellikle personeller tarafından gerçekleştirilen onaylarla çalışır. Ayrıca personellerin yerine getirdiği görevleri içerir. Müşteri hizmetleri sağlama, müşteri şikayetleri inceleme, işletmenin işe alma süreci, e ticaret faaliyeti yürütme ve gider raporu sunma gibi alanlarda tercih edilirler.

3. Belge Merkezli İş Süreci Takip Yazılımları

Belge merkezli iş süreci takip yazılımları işletmenizin iş süreçlerinde bir belgenin yer aldığı yazılımlardır. Bu sistemlerde yetkili kişi yönlendirme, biçimlendirme, doğrulama ve belgeyi imzalama gibi işlemler yapar. Genellikle yönetim kadrosuna yönelik iş süreçlerinde yer alan yazılımlardır.

İşletmenizin taleplerine ve ihtiyaçlarına uygun tüm iş süreci takip yazılımı çeşitlerini bir araya getirdiğiniz yazılımlar da satın alabilirsiniz.

İş Süreci Takip Yazılımı Faydaları

İş süreci takip yazılımları işletmenizin dijital dönüşüm politikalarına geçişte ve daha büyük kurumsal hedeflerinizi hayata geçirmede sizlere yardımcı olur.

İş süreci takip yazılımları avantajları şöyle sıralanabilir;

Değişimlere Kolayca Ayak Uydurabilirsiniz: İşletmenizin iş süreçlerini değiştirmek ve optimize etmek zorunda kalabilirsiniz. İşletmenizin geleceği, hedefleri ve piyasa koşullarına ayak uydurma sebebiyle yaptığınız değişikliklere iş süreci takip yazılımları ile kolayca ayak uydurabilirsiniz. Bu yazılımlarla iş akışını değiştirme, yeniden kullanma, özelleştirme sürecinde sizlere değişime ayak uydurma şansı tanır.

Maliyetlerinizi Düşürebilir ve Gelirlerinizi Arttırabilirsiniz: İş süreci takibinin en önemli amacı yönetim maliyetlerinin en aza indirilmesidir. İş süreci takip yazılımları ile işletmenizin maliyetlerini düşürebilirsiniz. Ürün ve hizmetlere daha hızlı erişim sağlayarak daha fazla satış yapabilir ve daha çok gelir elde edebilirsiniz. Kaynaklarınızı izleyebilir, maliyetlerinizi azaltabilir ve daha çok gelir elde edebilirsiniz.

İş Süreçlerinde Yüksek Verimlilik Alabilirsiniz: İş süreçleri takip yazılımları sayesinde uçtan uca iyileştirmeyi kolayca yapabilirsiniz. Doğru bilgilere ulaşarak iş süreçlerinde personellerden kaynaklı gecikmeleri anlık olarak izleyebilir ve gerekli müdahaleleri yapabilirsiniz. Böylece iş süreçlerinizde daha yüksek verimlilik elde edebilirsiniz.

Performansları Şeffaf Olarak Denetleyebilirsiniz: İş süreci takip yazılımları ile önemli performans ölçütlerini gerçek zamanlı olarak izleyebilirsiniz. Böylece performansları şeffaf olarak denetleyebilirsiniz. Şeffaf denetim sizlere daha iyi yönetme becerisi kazandırırken sonuçları daha iyi izleyebilir ve iş süreçlerini daha verimli olacak şekilde değiştirebilirsiniz.

Yasal Olarak İşletmenizi Güvenceye Alırsınız: Kapsamlı bir iş süreci takip yazılımı ile yasal olarak güncel kalabilir ve işletmenizi yasal açıdan güvenceye alabilirsiniz. Yazılım tüm prosedürleri yasalara uygun olarak belgeler ve güvenlik açısından sizlere etkili sonuçlar sunar.

Bilgileriniz Güvenli Şekilde Saklanır: Yazılımlarda personellerinize ait özel bilgiler ve kaynaklar güvenli bir şekilde saklanır. Böylece şirket öz kaynaklarının kötüye kullanılması, veri ve özel bilgi kaybı ve hırsızlık olaylarına karşı verileriniz güvence altında olur.

İş Süreci Takip Yazılımları Hangi Durumlarda İşlevseldir?

İş süreci takip yazılımları şu durumlarda işletmeniz için işlevsel olacaktır;

• Finans ve gizlilik yasalarında yaşanan değişiklikler sonrasında müşteri bilgi yönetimi ve mevzuata uygun değişiklik gerektiren dinamik süreçlerde
• Birden fazla iş birimini, departmanı ve çalışma grubunu yönetirken bu topluluklar arasında düzenleme ve koordinasyon gerektiren karmaşık iş süreçlerinde
• Önemli performans metriklerinin direkt iyileştirilmesini sağlayan kritik süreçlerde
• Tamamlanması için çok sayıda eski uygulama gerektiren iş süreçlerinde
• İstisnaları olan ve manuel olarak gerçekleştiren ya da hızlı geri dönüşler gerektiren iş süreçlerinde iş süreci takip yazılımları işlevsel olacaktır.

Kumsal Ajans olarak işletme hedeflerinize ve ihtiyaçlarınıza uygun iş süreci takip yazılımları geliştiriyoruz.