Aydınlatma metni yükleniyor…
Dijital ajans sözleşmesi yalnız ücret, süre ve hizmet listesini değil; hesapların, verinin, alan adının, medya ve kaynak dosyaların sahipliğini, erişim yöntemini, değişiklik sürecini ve çalışma bittiğinde yapılacak devri de açıkça tanımlamalıdır. Belirsiz bırakılan bu alanlar, ajans değişiminde veya kritik bir müdahalede işin durmasına neden olabilir.
Bu yazı hukuki tavsiye veya hazır sözleşme değildir. İş, pazarlama ve teknik ekiplerin hukuk incelemesine hazırlayabileceği operasyonel bir kontrol çerçevesidir. Uygulanacak ülke, sektör ve veri koruma kuralları için yetkili bir hukuk uzmanına başvurun.
Brief, Teklif ve Sözleşme Birbirine Nasıl Bağlanır?
Brief ihtiyacı ve karar koşullarını, teklif ajansın yaklaşımını ve fiyatını, sözleşme ise onaylanan işin bağlayıcı sınırlarını tanımlar. Üç belge arasında kopukluk varsa satış görüşmesinde söylenen bir teslimat sözleşmeye girmeyebilir veya teklif kapsamındaki bir varsayım müşteri sorumluluğuna dönüşebilir.
Sözleşme ekinde onaylanan teklif sürümünü, kapsam dokümanını ve varsa teknik ihtiyaç listesini adları ve tarihleriyle belirtin. Çelişki halinde hangi belgenin öncelikli olduğunu hukuk incelemesinde netleştirin.
Teslimatlar, Kapsam Dışı İşler ve Değişiklik Yöntemi
“Dijital pazarlama yönetimi” veya “web desteği” tek başına kabul edilebilir bir teslimat tanımı değildir. Her iş için başlangıç girdisi, üretilecek çıktı, adet veya kapasite, sıklık, sorumlu, onay süresi ve kabul koşulu yazılmalıdır.
| Alan | Sözleşmede aranacak açıklık |
|---|---|
| İçerik | Format, adet, metin/tasarım sorumlusu, revizyon ve yayın |
| Reklam | Platform, kampanya kapsamı, medya bütçesi, kreatif ve optimizasyon |
| SEO | İnceleme, uygulama sahibi, içerik, teknik değişiklik ve raporlama |
| Web/yazılım | Ortam, sürüm, test, kabul, bakım ve kapsam dışı geliştirme |
| Raporlama | Veri kaynağı, dönem, yorum, karar ve toplantı düzeni |
Kapsam değişirse talebi kimin açacağını, etki analizini, fiyat ve takvim onayını, acil iş istisnasını ve yeni kapsamın ne zaman başlayacağını tanımlayın. Yazılı değişiklik olmadan sürekli genişleyen işler iki taraf için de planlama sorununa dönüşür.
Hesap, Alan Adı, DNS ve Dijital Varlık Sahipliği
Alan adı, DNS, barındırma, içerik yönetimi, reklam, analitik, etiket yönetimi, sosyal medya, e-posta, harita ve üçüncü taraf araçlar için bir varlık listesi oluşturun. Her satırda hukuki veya ticari sahip, yönetici hesap, faturalandırma sahibi, ajans erişim düzeyi ve acil iletişim kişisi yer almalıdır.
Google Ads, mevcut bir müşteri hesabının yönetici hesabına bağlanmasının yöneticiye otomatik olarak müşteri verisinin sahipliğini vermediğini; sahiplik ve yönetici ayrıcalıklarının ayrıca yönetildiğini açıklar. (Google Ads hesap sahipliği) Mevcut hesabı yönetici hesabına bağlama işlemi de davet ve kabul akışıyla yapılabilir. (Google Ads hesap bağlantısı) Bu örnek bütün platformlar için aynı kuralın geçerli olduğunu kanıtlamaz; her hizmetin güncel yetki modelini ayrı kontrol edin.
Ortak kullanıcı adı ve parola göndermek yerine kişiye veya kuruma özel rol tanımlayın. Müşteri tarafında en az bir güncel yönetici erişiminin bulunması, ilişki sona erdiğinde yalnız ajans hesabının kaldırılabilmesini kolaylaştırır.
Veri, Medya, Kreatif ve Kaynak Dosyalar
“Tüm dosyalar teslim edilir” ifadesi hangi dosyanın, hangi biçimde ve hangi hakla verileceğini açıklamaz. Aşağıdaki varlıkları ayrı değerlendirin:
- Web sitesi ve uygulama kaynak kodu, yapılandırma ve dağıtım belgeleri
- Veri tabanı, medya kütüphanesi ve dışa aktarımlar
- Düzenlenebilir tasarım, video proje ve ham çekim dosyaları
- Yayınlanan metin, görsel, reklam ve türevleri
- Marka kılavuzu, şablon, araştırma ve strateji belgeleri
- Ölçüm planı, etiket listesi, rapor ve pano tanımları
- Lisanslı font, stok içerik, eklenti ve araç kullanım sınırları
Ajansın kendi genel yöntemleri ile müşteri için üretilen teslimatları ayırın. Üçüncü taraf lisansları devredilemiyorsa hangi alternatif dosya veya kullanım hakkının sağlanacağını sözleşmede açıklayın.
Kişisel Veri ve Üçüncü Taraf Sorumlulukları
Ajans formlar, müşteri listeleri, reklam hedef kitleleri, CRM veya analitik verileriyle çalışacaksa tarafların rolü ve talimat sınırı hukuk incelemesine dahil edilmelidir. Birleşik Krallık Bilgi Komiserliği Ofisi, veri sorumlusu ile veri işleyen arasındaki sözleşmelerde talimat, gizlilik, güvenlik, alt işleyen, yardım, silme veya iade ve denetim gibi alanların ele alınmasını açıklar. (ICO veri sorumlusu–veri işleyen sözleşme rehberi)
Bu kaynak Türkiye veya başka bir ülke için doğrudan uygunluk kontrolü değildir. Uygulanacak mevzuatı, sektör yükümlülüklerini, yurt dışı aktarımı, saklama süresini ve ihlal bildirimini yetkili uzmanlarla belirleyin.
Onay, Yayın ve Olay Müdahale Düzeni
Kimlerin talep açabileceğini, içeriği veya bütçeyi kimlerin onaylayacağını ve acil durumda kimin aranacağını yazın. Onay gecikmesinin takvime etkisi, bütçe değişikliği için gereken yetki ve yayından kaldırma talebinin yöntemi açık olmalıdır.
“7/24 destek” gibi geniş ifadeler yerine olay sınıfı, ilk yanıt hedefi, müdahale kapsamı, iletişim kanalı ve kapsam dışı durumları tanımlayın. Ajansın başka bir yazılım, barındırma veya platform sağlayıcısına bağımlı olduğu sorunları ayrıca işaretleyin.
Fesih ve Çıkış Planında Neler Olmalı?
- Bildirim süresi ve devam eden işlerin durumu
- Ödenmemiş veya önceden satın alınmış üçüncü taraf giderleri
- Son rapor, veri dışa aktarımı ve kampanya durumu
- Hesap, parola yerine rol ve yönetici erişimlerinin devri
- Kaynak, medya ve düzenlenebilir dosyaların teslim biçimi
- Yedeklerin tarihi, kapsamı ve geri yükleme doğrulaması
- Ajans erişimlerinin ne zaman kaldırılacağı
- Devir desteği, toplantı ve soru-cevap sınırı
- Verinin iadesi, saklanması veya silinmesi için uygulanacak onay
Devir maddesi yalnız ilişkinin sonunda kullanılacak bir madde değildir. Çalışmanın başında hangi varlıkların mevcut olduğunu ve kimde bulunduğunu görünür kılar.
Varlık–Sahiplik–Devir Matrisi
| Varlık | Sahip/yönetici | Ajans yetkisi | Yedek veya dışa aktarım | Çıkış kabulü |
|---|---|---|---|---|
| Alan adı ve DNS | Müşteri yönetici hesabı | Gerekli teknik rol | Kayıt ve bölge çıktısı | DNS ve SSL kontrolü |
| Site/uygulama | Sözleşmeye göre | Geliştirme veya içerik rolü | Dosya, kod, yapılandırma | Test ortamı ve canlı sürüm |
| Veri tabanı | Müşteri veya hizmet hesabı | Sınırlı teknik erişim | Geri yüklenebilir yedek | Bağlantı ve veri kontrolü |
| Reklam/analitik | Müşteri hesabı | Yönetici bağlantısı/rol | Rapor ve yapılandırma notu | Erişim ve ölçüm testi |
| Kreatif ve medya | Haklara göre | Üretim/yayın yetkisi | Final ve kararlaştırılan kaynaklar | Dosya açma ve lisans kontrolü |
Üç Kapılı Geçiş: Erişim, Doğrulanmış Yedek, Kabul Testi
1. Erişim kapısı
Hosting/panel, alan adı-DNS, kaynak kod, veri tabanı, FTP/SSH ve üçüncü taraf servis erişimlerini envanterleyin. Kritik erişim eksikse canlı taşıma veya kapsamlı müdahale başlatmayın.
2. Yedek kapısı
Site dosyaları, veri tabanı, medya ve mevcut canlı sürümün tam yedeğini alın. Dosya adını görmek yeterli değildir; yedeğin açılabildiğini, doğru tarihe ait olduğunu ve geri yükleme için gereken bilgilerin bulunduğunu kontrol edin.
3. Kabul kapısı
Site erişimi, formlar, e-posta gönderimi, SSL, DNS, yönlendirmeler, veri tabanı bağlantıları ve temel işlevleri kontrol edin. Teknik kontroller tamamlandıktan sonra nihai geçişi müşteri onayıyla kesinleştirin; ardından eski sağlayıcının erişimlerini kaldırın.
Anonim Örnek: Eksik Yedekte Geçişi Durdurmak
Kumsal Ajans'ın devir yaklaşımında, eski sağlayıcıdan gelen bir projede veri tabanının eksik ve dosya yedeğinin güncel olmadığı görüldüğünde geçiş durdurulur. Doğru yedekler temin edilip doğrulandıktan sonra işleme devam edilir. Bu karar gecikme yaratabilir; ancak geri dönüş imkânı olmayan canlı müdahaleden daha kontrollüdür.
Mümkünse kısa süre paralel çalışma yapılır ve geçiş sırasında kritik olmayan değişiklikler geçici olarak dondurulur. Parolalar ile API bilgileri güvenli kanaldan aktarılır; devir ve kontroller tamamlandıktan sonra gereksiz eski erişimler kaldırılır.
Hukuk ve Teknik Ekip İçin Son Kontrol
- Brief, teklif, kapsam ve sözleşme eklerinin aynı sürümleri kullandığını doğrulayın.
- Her dijital varlığın sahibi, yöneticisi, ödeme sahibi ve ajans rolünü kaydedin.
- Veri, kaynak dosya, lisans ve kullanım haklarını ayrı yazın.
- Değişiklik, onay, olay ve raporlama süreçlerini sorumlularıyla tanımlayın.
- Fesih ve devir teslimatlarını kabul ölçütleriyle birlikte yazın.
- Kritik erişim ve yedekler tamamlanmadan canlı müdahaleye başlamayın.
- Bağlayıcı metni uygulanacak hukuka hâkim uzmanla inceleyin.
İhtiyacınızı teklif aşamasında netleştirmek için dijital ajans briefini; fiyat ve kapsamı karşılaştırmak için teklif değerlendirme tablosunu kullanın. Operasyonel kapsam ve geçiş ihtiyacınızı görüşmek için Kumsal Ajans ile iletişime geçebilirsiniz.
İlgili rehberler: Sürecin sonraki adımları için dijital ajans briefi hazırlama rehberi ile dijital ajans performansı ve KPI raporlama rehberi içeriklerini birlikte inceleyin.
Dijital Ajans Sözleşmesi Hakkında Sık Sorulan Sorular
Dijital ajans sözleşmesini kim hazırlamalı veya incelemelidir?
İş hedefi ve kapsam pazarlama veya proje sahibi tarafından doğrulanmalı; hesap, veri ve teknik maddeler ilgili uzmanlarla kontrol edilmelidir. Bağlayıcı sözleşme, uygulanacak hukuka hâkim yetkili bir hukuk uzmanı tarafından incelenmelidir.
Reklam ve analitik hesapları kimin adına açılmalıdır?
İşletmenin uzun vadeli veri ve erişim sürekliliğini koruyacak sahiplik düzeni kurulmalıdır. Ajanslara ortak parola vermek yerine uygun rol ve yetki seviyeleriyle erişim tanımlanmalıdır.
Kaynak dosyalar sözleşmede ayrıca belirtilmeli mi?
Evet. Düzenlenebilir tasarım dosyaları, kod, medya hamları, rapor dışa aktarımları ve kullanım hakları ayrı varlıklar olabilir. Teslim biçimi, zamanlaması ve kapsamı açıkça yazılmalıdır.
Ajans değişiminde hangi yedekler alınmalıdır?
Site ve uygulama dosyaları, veri tabanı, medya, yapılandırma, ölçüm planı ve mevcut canlı sürüm için geri yüklenebilir yedek alınmalıdır. Yedeğin varlığı kadar açılabildiği ve doğru tarihe ait olduğu da doğrulanmalıdır.
Eksik erişim veya veri tabanı varsa geçişe başlanmalı mı?
Kritik kaynak kod, veri tabanı veya yönetici erişimleri eksikse canlı taşıma ya da kapsamlı müdahale başlatılmamalıdır. Önce eksikler tamamlanmalı, yedekler doğrulanmalı ve sorumlular yazılı olarak belirlenmelidir.