Web Sitesi Yaptırırken Kim Neden Sorumlu? Çalışma Modeli Karşılaştırması

Bir web sitesi projesinde yalnızca tasarımı veya yazılımı kimin yapacağını seçmezsiniz. İhtiyaçların kim tarafından tanımlanacağına, içerikleri kimin hazırlayacağına, testleri kimin yürüteceğine, hesapların kimin adına açılacağına ve yayın sonrasında sorun çıktığında kimin devreye gireceğine de karar verirsiniz.

Bu nedenle hazır site, freelancer veya ajans karşılaştırması yalnızca fiyat ve teslim süresi üzerinden yapılmamalıdır. Sağlıklı bir seçim için proje boyunca oluşacak sorumlulukların yazılı olarak paylaşılması gerekir. Aşağıdaki karşılaştırma ve sorumluluk matrisi, teklif almadan önce bu paylaşımı görünür hâle getirmenize yardımcı olur.

Çalışma modelinden önce sorumlulukları belirleyin

Aynı “kurumsal web sitesi” tanımı farklı işletmeler için farklı işler içerebilir. Bir şirket yalnızca hizmetlerini ve iletişim bilgilerini yayımlamak isterken başka bir şirket çoklu dil, kullanıcı rolleri, özel formlar, dış servis bağlantıları veya kuruma özgü iş akışları isteyebilir.

İlk durumda daha sade bir kapsam yeterli olabilir. İkinci durumda ise tasarım, frontend, backend, entegrasyon, içerik, SEO ve test çalışmalarının birlikte yönetilmesi gerekir. Dolayısıyla doğru sorunun yalnızca “Kiminle çalışmalıyız?” değil, “Hangi işleri kim üstlenecek ve bu sorumluluk nasıl doğrulanacak?” olması gerekir.

Proje kapsamını henüz netleştirmediyseniz önce web sitesi ihtiyaç dokümanı hazırlama rehberinden yararlanabilirsiniz. Çünkü çalışma modeli seçimi, tanımlanmamış bir ihtiyaca göre sağlıklı biçimde yapılamaz.

Hazır site, freelancer ve ajans modeli ne ifade eder?

Bu üç modelin sorumluluk yapısı sağlayıcıya, platforma, sözleşmeye ve proje kapsamına göre değişebilir. Aşağıdaki tanımlar kesin hükümler değil, teklif görüşmesinde kontrol edilmesi gereken genel çerçevelerdir.

Hazır site modeli

Hazır site modelinde tasarım ve fonksiyonların önemli bölümü platformun sunduğu tema, modül ve ayarlarla sınırlandırılır. İşletme çoğu zaman içerik girişi, görsel seçimi, temel ayarlar ve platform hesabının yönetimi gibi görevleri üstlenir. Kurulum desteği sunulsa bile özel ihtiyaçların nasıl karşılanacağı, dış servis bağlantılarının mümkün olup olmadığı ve platform değişikliğinde verilerin nasıl taşınacağı ayrıca sorulmalıdır.

Freelancer modeli

Freelancer modelinde proje belirli bir uzmanın bilgi ve zamanı üzerinden yürüyebilir. Tek uzmanlık gerektiren, sınırları açık işler açısından iletişim daha doğrudan olabilir. Ancak tasarım, yazılım, içerik, SEO, test ve sunucu yönetimi gibi farklı disiplinler gerektiğinde bu görevlerin aynı kişi tarafından mı, başka uzmanlarla mı yoksa müşteri ekibi tarafından mı yürütüleceği başlangıçta netleştirilmelidir.

Ajans modeli

Ajans modelinde farklı uzmanlıkların ortak proje planı altında bir araya getirilmesi amaçlanır. Bununla birlikte “ajans” ifadesi tek başına görev dağılımını veya hizmet sürekliliğini garanti etmez. Projede kimlerin görev alacağı, kararların nerede kaydedileceği, ana sorumluya ulaşılamadığında işin nasıl devredileceği ve yayın sonrası desteğin sınırları yine yazılı biçimde öğrenilmelidir.

Web sitesi projesi sorumluluk matrisi

Aşağıdaki tabloyu teklif veren her sağlayıcı için ayrı ayrı doldurabilirsiniz. “Sağlayıcı yapar” gibi genel ifadeler yerine sorumlu kişi veya ekip, teslim çıktısı, onaylayan taraf ve kapsam dışı durumlar yazılmalıdır.

Bu matrisin amacı her görevi hizmet sağlayıcıya bırakmak değildir. Müşterinin içerik doğruluğu, yasal metinler, marka materyalleri ve zamanında onay gibi sorumlulukları olabilir. Önemli olan, hiçbir görevin iki tarafın da üstlenmediği belirsiz bir alanda kalmamasıdır.

Keşif ve kapsamdan kim sorumludur?

Müşteri, iş hedeflerini ve kurum içindeki gerçek ihtiyacı bilir. Hizmet sağlayıcı ise bu ihtiyacı sayfa yapısına, kullanıcı akışına ve teknik gereksinimlere dönüştürmelidir. Bu nedenle keşif tek taraflı bir form doldurma işi değil, ortak bir çalışma olmalıdır.

Müşteri tarafında karar verici, proje sorumlusu ve ilgili departman temsilcileri belirlenmelidir. Sağlayıcı tarafında ise soruları kimin yönelteceği, ihtiyaçları kimin kaydedeceği ve kapsam kararlarının hangi dokümanda tutulacağı açıklanmalıdır.

Sonradan gelen bir talebin hata mı, mevcut kapsamın yorumu mu yoksa yeni geliştirme mi olduğu ancak başlangıç kapsamı kayıtlıysa sağlıklı biçimde değerlendirilebilir. Bu kayıt, teklifleri karşılaştırırken de önemlidir. Birden fazla teklif aldıysanız 12 kriterlik teklif karşılaştırma puan kartını kullanabilirsiniz.

İçerik, tasarım ve onay sorumluluğu nasıl paylaşılır?

Web sitesi içeriğinin hazırlanması, yalnızca metin yazmaktan ibaret değildir. Ürün ve hizmet bilgilerinin doğruluğu, görsel kullanım izinleri, yasal içerikler, iletişim bilgileri ve yabancı dil karşılıkları için sorumlular belirlenmelidir.

Tasarım sürecinde de geri bildirimi kimin vereceği ve nihai onayı kimin sağlayacağı açık olmalıdır. Birden fazla kişinin birbirinden bağımsız geri bildirim vermesi, projenin yönünü belirsizleştirebilir. Müşteri tarafında görüşleri birleştiren bir karar sorumlusu bulunması süreci kolaylaştırır.

Kumsal Ajans projelerinde tasarım onayı alınana kadar tasarım revizyonları sınırsızdır. Ancak tasarım onayından sonra onaylanan yapıyı veya kapsamı değiştiren talepler yeni çalışma olarak değerlendirilebilir. Bu ayrımın proje başlangıcında bilinmesi, “revizyon” ile “kapsam değişikliği” kavramlarının birbirine karışmasını önler.

Yazılım, entegrasyon ve test sorumluluğu kimdedir?

Özel form, üyelik, rol bazlı yetkilendirme, ödeme, çoklu dil veya dış servis entegrasyonu bulunan projelerde yalnızca ekranların hazırlanması yeterli değildir. İş kurallarının, hata durumlarının, erişim yetkilerinin ve test senaryolarının da tanımlanması gerekir.

Müşteri, entegrasyonda kullanılacak hesabı ve iş kuralını sağlayabilir; hizmet sağlayıcı ise teknik bağlantıyı kurabilir. Fakat üçüncü taraf servisin ücretleri, kullanım sınırları, erişim anahtarları ve yaptığı değişikliklerden doğacak çalışmalar ayrıca açıklanmalıdır.

Yayın öncesinde en azından formlar, e-posta bildirimleri, mobil ve tablet görünümleri, güncel tarayıcılar, dil geçişleri, bağlantılar, yönetim paneli ve projeye özel entegrasyonlar kontrol edilmelidir. Kabulü kimin vereceği ve kritik hata tanımının ne olduğu da proje başlamadan belirlenmelidir. Daha ayrıntılı bir kontrol için kurumsal web sitesi teslim kontrol listesini inceleyebilirsiniz.

Kod, veri ve hesapların sahibi kim olmalıdır?

Alan adı, hosting, e-posta, analiz araçları ve üçüncü taraf servis hesaplarının kimin adına açıldığı proje devam ederken önemsiz görünebilir. Ancak hizmet sağlayıcı değiştiğinde veya kurum içinde yeni bir sorumlu göreve başladığında bu bilgi kritik hâle gelir.

Teklif veya sözleşmede şu soruların yanıtı bulunmalıdır:

• Alan adı kimin hesabında kayıtlı?
• Hosting ve sunucu erişimleri kimde?
• Yönetim panelinde hangi kullanıcı rolleri bulunuyor?
• Kaynak kod ve veritabanı hangi koşullarda teslim ediliyor?
• Analiz ve arama görünürlüğü hesaplarının asıl sahibi kim?
• Üçüncü taraf lisanslar ve servis ücretleri kimin sorumluluğunda?
• Hizmet ilişkisi sona erdiğinde erişim devri nasıl yapılacak?

Kumsal Ajans, alan adı, hosting, e-posta ve üçüncü taraf servis hesaplarının mümkün olduğunca doğrudan müşteri adına oluşturulmasını tercih eder. Projeye özel geliştirilen kaynak kodlar, sözleşmedeki ödeme ve teslim koşulları tamamlandıktan sonra müşteriye devredilir; müşteri ve kullanıcı verileri müşterinin mülkiyetindedir. Açık kaynak kütüphaneler ve üçüncü taraf bileşenler ise kendi lisans koşullarına tabidir.

Yayın sonrası destek ve hizmet sürekliliği nasıl değerlendirilir?

Bir web sitesi yayınlandığında proje tamamen bitmiş sayılmamalıdır. Hata bildirimi, güvenlik güncellemesi, içerik değişikliği, yeni özellik ve üçüncü taraf servis değişikliği aynı tür çalışma değildir. Hangi talebin mevcut teslim kapsamına, hangisinin bakıma ve hangisinin yeni geliştirmeye girdiği önceden ayrılmalıdır.

Kumsal Ajans projelerinde, aksi teklif veya sözleşmede belirtilmediği sürece, canlıya geçiş veya nihai teslim tarihinden itibaren ilk altı ay teslim edilen kapsam içindeki yazılım hataları ve proje kaynaklı teknik sorunlar için ücretsiz destek sunulur. Yeni özellik, modül, entegrasyon, tasarım değişikliği ve kapsam genişletmesi bu desteğe dahil değildir. Sürekli bakım ve geliştirme ihtiyacı sonrasında yıllık bakım ve destek modeliyle planlanır.

Çalışma modelini değerlendirirken yalnızca desteğin süresini değil, işi kimin devralabileceğini de sorun. Kumsal Ajans projelerinde ihtiyaca göre proje yöneticisi, tasarımcı, frontend geliştirici, backend geliştirici, içerik ve SEO uzmanı görev alır. Süreçler kayıt altına alındığı için ilgili kişiye ulaşılamadığında başka bir ekip üyesi işi devralabilir. Bu yapı belirli bir müdahale süresi garantisi anlamına gelmez; ancak projenin yalnızca bir kişinin hafızasında kalmasını önlemeyi amaçlar.

Yayın sonrası bütçeyi de ilk tekliften ayrı düşünmek gerekir. Kurulum, tekrar eden hizmetler ve yeni geliştirmeleri ayırmak için web sitesinin üç yıllık toplam maliyet tablosundan yararlanabilirsiniz.

Kumsal Ajans hangi çalışma modelini tercih ediyor?

Kumsal Ajans, web projelerini özel yazılım ve kuruma özgü sorumluluklar açısından değerlendirir; üçüncü taraf hazır site veya freelancer modelini yeterli çözüm olarak önermez. Bu, bütün freelancerların veya hazır platformların her projede başarısız olduğu şeklinde bir iddia değildir. Kumsal Ajansın hesap sahipliği, ekip sürekliliği, özelleştirme ve yayın sonrası destek konularındaki kendi hizmet yaklaşımıdır.

Yalnızca kurumsal tanıtım ve iletişim ihtiyacı bulunan basit projelerde kapsam sade tutulabilir. Buradaki sade yapı, üçüncü taraf bir hazır site değildir; Kumsal Ajansın kendi web yazılım ve yönetim altyapısının proje ihtiyacına göre sınırlandırılmış kullanımıdır. Çoklu dil, özel yetkilendirme, entegrasyon veya kuruma özgü iş akışı gerektiğinde ise kapsam bu ihtiyaçlara göre genişletilir.

Hazır altyapı ile projeye özel çözüm arasındaki teknik kararları ayrıca değerlendirmek için hazır altyapı ve projeye özel web yazılım karşılaştırmasını okuyabilirsiniz.

İki anonim proje örneği

Çoklu dil ve entegrasyon gerektiren proje

Anonimleştirilmiş bir projede çoklu dil, özel yetkilendirme ve entegrasyon ihtiyaçları bulunuyordu. Hazır altyapı bu gereksinimleri sürdürülebilir biçimde karşılamadığı için projeye özel çözüm geliştirildi. Kimliği ortaya çıkarabilecek müşteri, sektör, tarih, kullanıcı sayısı ve entegrasyon ayrıntıları paylaşılmamaktadır.

Bu örneğin verdiği ders, her çoklu dil projesinin mutlaka aynı kapsamda özel yazılım gerektirdiği değildir. Karar; dil–sayfa eşleştirmesi, kullanıcı rolleri, veri akışları ve entegrasyonların birlikte değerlendirilmesiyle verilmelidir.

Sade kurumsal tanıtım projesi

Başka bir projede ihtiyaç, kurumun hizmetlerini anlatmak ve ziyaretçilerin iletişim kurmasını sağlamaktı. Özel rol, karmaşık entegrasyon veya kuruma özgü operasyonel akış gerekmiyordu. Bu nedenle Kumsal Ajansın kendi altyapısı daha sade bir kapsamla yapılandırıldı.

Bu örnek, basit bir projede gereksiz özellik üretmek yerine gerçek ihtiyaca uygun kapsam belirlemenin önemini gösterir. Sade kapsam ile üçüncü taraf hazır site aynı şey değildir.

Teklif veya sözleşme öncesinde sorulacak 10 soru

1. İhtiyaçları ve kapsamı kim hazırlayıp onaylayacak?
2. İçeriklerin doğruluğu, çevirisi ve yasal uygunluğu kimden sorulacak?
3. Tasarım geri bildirimlerini kim birleştirecek ve nihai onayı kim verecek?
4. Frontend, backend ve entegrasyonlarda hangi kişiler veya ekipler görev alacak?
5. Test senaryolarını kim hazırlayacak, kabulü kim verecek?
6. Alan adı, hosting, e-posta ve servis hesapları kimin adına açılacak?
7. Kaynak kod, veri tabanı, yedekler ve teknik bilgiler hangi koşullarda teslim edilecek?
8. Ana sorumluya ulaşılamadığında işi kim devralacak?
9. Hata, bakım, içerik değişikliği ve yeni geliştirme nasıl ayrılacak?
10. Yayın sonrası destek süresi, kapsamı ve ücretli hizmet modeli nedir?

Bu soruların yanıtları yalnızca görüşme notlarında kalmamalı; ihtiyaç dokümanı, teklif, sözleşme veya proje takip sistemi içinde kaydedilmelidir. Böylece çalışma modeli, sağlayıcının unvanına göre değil gerçek sorumluluk yapısına göre karşılaştırılabilir.

Sonuç: Sağlayıcı adından önce görev sahipliğini karşılaştırın

Hazır site, freelancer veya ajans seçimi tek başına projenin nasıl yönetileceğini açıklamaz. Başarılı bir başlangıç için keşif, içerik, tasarım, yazılım, test, hesap sahipliği, teslim ve yayın sonrası destek görevlerinin kimde olduğu yazılı biçimde görülmelidir.

Kumsal Ajans açısından tercih; projeye göre farklı uzmanlıkları bir araya getiren, süreçleri kayıt altında tutan, müşteri hesap sahipliğini koruyan ve yayın sonrası sorumluluk sınırlarını açıklayan bir çalışma modelidir. Basit projelerde kapsam sadeleştirilebilir; ancak kullanılan altyapı yine Kumsal Ajansın proje ihtiyacına göre yapılandırdığı kendi sistemidir.

Web sitesi projenizde hangi sorumlulukların kimde kalacağını birlikte belirlemek için Kumsal Ajans ile ihtiyaç ve kapsam görüşmesi planlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Web sitesi projesinde içeriği kim hazırlamalıdır?

İçerik sorumluluğu proje başında paylaşılmalıdır. Müşteri hizmet ve kurum bilgilerinin doğruluğunu sağlarken ajans; içerik yapısı, sayfa hiyerarşisi, düzenleme veya SEO desteğini teklif kapsamına göre üstlenebilir. Yasal metinler için yetkili uzman kontrolü gerekebilir.

Freelancer ile çalışırken hangi sorumluluklar yazılı olmalıdır?

Tasarım, frontend, backend, içerik, test, sunucu yönetimi, kaynak kod teslimi ve yayın sonrası desteğin kim tarafından yürütüleceği yazılmalıdır. Başka uzmanlar görev alacaksa koordinasyon ve nihai sorumluluk da açıklanmalıdır.

Hazır site ile özel altyapı arasındaki temel sorumluluk farkı nedir?

Hazır site modelinde bazı teknik sınırlar ve güncellemeler platform tarafından belirlenebilir; içerik ve hesap yönetiminin önemli bölümü işletmede kalabilir. Projeye özel yapılandırılan altyapıda ise sorumluluklar ihtiyaçlara göre tanımlanabilir. Kesin kapsam, kullanılan hizmetin sözleşmesinden doğrulanmalıdır.

Kumsal Ajans tasarım revizyonlarını nasıl yönetiyor?

Kumsal Ajans projelerinde tasarım onayı alınana kadar tasarım revizyonları sınırsızdır. Tasarım onayından sonra onaylanan yapıyı veya kapsamı değiştiren talepler ek çalışma olarak değerlendirilebilir.

Yayın sonrası ilk altı aylık destek neleri kapsıyor?

Aksi teklif veya sözleşmede belirtilmediği sürece ilk altı ay, teslim edilen kapsam içindeki yazılım hatalarının ve proje kaynaklı teknik sorunların giderilmesini kapsar. Yeni özellikler, entegrasyonlar, tasarım değişiklikleri ve kapsam genişletmeleri ücretsiz destek kapsamında değildir.